Wanneer een to-do lijst je alleen maar stress oplevert

Ben jij wel eens begonnen met een to-do lijst, maar leverde dit niet de gewenste rust op? En denk je nu dat een to-do lijst niks voor jou is? Misschien is de to-do lijst niet het probleem, maar de manier waarop je er mee werkt?

Ik ben iemand die altijd heel erg vol ideeën zit en het liefst alles ook meteen in de praktijk uitvoert. Dit zorgde ervoor dat ik van alles tegelijk aan het doen was en eigenlijk niets echt afmaakte. Overal slingerden briefjes rond met dingen die ik nog wilde of moest doen en als ik dan aan de slag ging deed ik vaak juist dingen die niet op één van die lijstjes te vinden was.

Aan het eind van de dag baalde ik dan, want in plaats van kortere lijstjes, werden ze steeds langer en er verschenen ook steeds meer briefjes. Ik heb geprobeerd om nog harder mijn best te doen om alles klaar te krijgen, maar ook dit was niet de oplossing.

En op een bepaald moment was ik er klaar mee. Zo’n to-do lijst, dat was niks voor mij.

Maar toen..

Toen ik stopte met die lijstjes, werd de chaos in mijn hoofd alleen maar groter. Want alles wat vroeger op die briefjes stond, dat zat nu in mijn hoofd. Ook dat was dus niet de oplossing.

Bij andere mensen zie ik altijd heel erg goed wat er moet gebeuren om dit soort dingen aan te pakken, maar bij mijzelf was dit toch best lastig. Ik heb mijzelf toen afgevraagd; Wat gaat er hier mis?

Daar kwamen de volgende dingen uit:

  • Ik had geen overzicht met al die verschillende briefjes
  • Mijn to-do lijst was veeeeeeel te lang
  • Zowel werk als privé stond door elkaar
  • Er stonden heel veel dingen op die eigenlijk helemaal niet zo belangrijk (meer) waren
  • Sommige dingen kon ik niet zelf, of ik had hulp nodig van iemand anders
  • Er zaten hele projecten tussen, met heel veel taken hierin
  • Ik had geen prioriteiten gesteld
  • Ik deed vaak dingen die niet op de lijst stonden

De oplossing voor een goed werkende to-do lijst

Nu ik voor mijzelf de knelpunten had ontdekt, kon ik ook oplossingen verzinnen. Mijn doel met het maken van een to-do lijst was dat ik meer structuur zou hebben, duidelijk zou weten wat ik die dag moest doen, meer voldaan de dag afsluiten én meer tijd overhouden voor leuke dingen. Met dat doel voor ogen heb ik de volgende stappen genomen:

  1. Een vel papier pakken én ALLES (ja echt alles) opschrijven wat er in mijn hoofd opkwam wat ik allemaal wilde doen. Ik zag meteen al dat ik dit nooit in een dag, maar ook niet in een week voor elkaar zou krijgen.
  2. Een splitsing maken tussen werk en privé. En kijken hoeveel uur ik die dag beschikbaar heb voor werk en hoeveel voor privé. Ik koos er zelf voor om op mijn werkdag geen privé planning te maken en andersom, maar je kan natuurlijk ook 2 planningen maken.
  3. Nog een vel papier pakken en alle taken onderverdelen in: vandaag doen (Prio 1), deze week doen (Prio 2), langere termijn (Prio 3) en bij tijd over/onbelangrijk (O)
  4. Bij alles van Prio 1 een tijdsinschatting maken en mezelf afvragen; Gaat me dit vandaag allemaal lukken? Zoniet, aantal dingen naar Prio 2.
  5. 3 Dingen uitzoeken uit Prio 1 die ik vandaag echt afgerond wil hebben en daar mee starten. Pas starten met de volgende taak als ik iets afgestreept heb. Wanneer ik in de loop van de dag nieuwe dingen verzon, schreef ik deze achterop mijn vel papier, zodat ik deze de volgende dag weer mee kon nemen.
  6. Als deze 3 dingen zijn afgerond, weer iets uitzoeken uit Prio 1 wat op dat moment het belangrijkste is. En als Prio 1 leeg is, ditzelfde voor Prio 2.

Deze stappen herhaalde ik iedere dag. Ik nam elke ochtend even kort de tijd om dit op te schrijven en naar mate ik dit langer deed, koste het mij steeds minder tijd. Ook merk ik dat ik steeds realistischer in kon schatten hoeveel tijd dingen in beslag namen (veel meer dan ik in eerste instantie dacht).

planning en to do lijst minder stress doelen halen

Het resultaat bij goed gebruik van een to-do lijst

Door iedere dag op deze manier bezig te zijn met mijn planning ben ik veel effectiever. Ik merk dat ik veel meer rust in mijn hoofd heb en aan het eind van de dag echt een voldaan gevoel heb omdat mijn lijst korter geworden is. Ook merk ik dat ik op een dag veel minder tijd kwijt ben aan het verzinnen wat ik ga doen én dat ik hierdoor in minder tijd veel meer voor elkaar krijg.

Ook richt ik me nu veel meer op de dingen die ik WEL gedaan heb in plaats van alles wat ik NIET gedaan heb. Een dag heeft maar 24 uur en je kan hierin niet alles doen. Wanneer je vooral kijkt naar alles wat je nog moet doen, vergeet je eigenlijk wat je allemaal wel al gedaan hebt. Uiteindelijk slurpt dat energie, terwijl kijken naar het resultaat juist zorgt voor meer energie.

In het begin moest ik mijzelf er echt toe zetten om er even voor te gaan zitten, maar inmiddels is het een onderdeel geworden van mijn dagelijkse routine.

Wil jij ook op een goede manier leren plannen?

Zou jij ook graag meer overzicht willen hebben, beter willen leren plannen en die dingen willen doen die bijdragen aan jouw doelen?  Dan kan ik jou helpen om dit voor elkaar te krijgen. Vraag gratis en vrijblijvend een kennismakingsgesprek aan en ontdek wat ik voor je kan betekenen.

Myrte Duijndam Vivas Coaching

Gratis en vrijblijvende kennismaking

Wil je weten wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan contact op voor een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Plaats een reactie