Privacyverklaring VIVAS Coaching en Advies
Versie: augustus 2026

Ik neem je privacy serieus. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom, op welke grondslag, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt. Ik verkoop je gegevens nooit aan derden en deel ze alleen met de partijen die ik nodig heb om mijn diensten te leveren.

Wie ben ik

VIVAS Coaching en Advies (Myrte Duijndam)
Hoenderkamp 20, 7812 VZ Emmen
KvK-nummer: 65016815
Contact: info@vivascoaching.nl
Website: www.vivascoaching.nl

Welke gegevens ik verwerk, waarom en op welke grondslag

Contact en kennismaking. Vul je het contactformulier in of vraag je een kennismakingsgesprek aan, dan verwerk ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden en het gesprek in te plannen. Grondslag: het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst. Gegevens uit het contactformulier gebruik ik niet voor de nieuwsbrief.

Gratis downloads en nieuwsbrief. Vraag je een gratis download (zoals een e-book) aan, dan verwerk ik je naam en e-mailadres om de download toe te sturen en om je daarna mijn nieuwsbrief te sturen. Grondslag: jouw toestemming. Je kunt je bij iedere e-mail afmelden via de afmeldlink of door mij een bericht te sturen; je gegevens verwijder ik dan uit het nieuwsbriefsysteem.

Aankoop van een online training. Bij een bestelling verwerk ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en, bij zakelijke klanten, bedrijfsnaam en btw-nummer, om je toegang te geven tot de training, je op de hoogte te houden en te factureren. Je IP-adres wordt bij de bestelling vastgelegd om misbruik bij betalingen te herkennen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor de administratie, mijn wettelijke (fiscale) verplichtingen.

Coaching en het coachdossier. Volg je coaching bij mij, dan houd ik een dossier bij met je contactgegevens, afspraken, facturen en mijn aantekeningen van de sessies. In die aantekeningen kunnen gegevens over je gezondheid en (psychisch) welzijn staan, bijvoorbeeld over stress, burn-outklachten, faalangst of hooggevoeligheid. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens; die verwerk ik uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming, die ik je bij de start van het traject vraag en die je altijd weer kunt intrekken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor de gezondheidsgegevens, jouw uitdrukkelijke toestemming. Alles uit de sessies valt daarnaast onder de vertrouwelijkheid die ook in mijn algemene voorwaarden staat.

HSP-test. Doe je de HSP-test op de website, dan worden je antwoorden en de uitslag verwerkt om je het resultaat te tonen of toe te sturen.

Coaching van minderjarigen

Coach ik iemand die jonger is dan 16 jaar, dan verwerk ik diens gegevens alleen met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Voor het coachdossier van minderjarigen gelden dezelfde vertrouwelijkheid en bewaartermijnen als voor volwassenen.

Met wie ik gegevens deel

Ik deel je gegevens alleen met partijen die ik nodig heb om mijn diensten te leveren (verwerkers), en ik sluit met hen verwerkersovereenkomsten:

ActiveCampaign: e-mailsysteem voor de nieuwsbrief en downloads. ActiveCampaign is gevestigd in de Verenigde Staten; je gegevens kunnen daar worden opgeslagen en verwerkt. Deze doorgifte is gebaseerd op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s). Zie ook het privacybeleid van ActiveCampaign.
Mollie: betaalprovider. Betaal je online (bijvoorbeeld via iDEAL), dan verloopt de transactie via Mollie. Je betaalgegevens worden niet door mij opgeslagen.
Coachsoft: Voor het bijhouden van cliëntdossiers, afspraken, verslagen en facturen maak ik gebruik van Coachsoft (coachsoft.nl). Coachsoft treedt hierbij op als verwerker. Je gegevens worden opgeslagen op servers in Nederland en er is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd hoe met jouw gegevens wordt omgegaan.
SnelStart: boekhoudpakket voor de financiële administratie.
Cloud86: hosting van deze website en de online leeromgeving.
Google (Google Analytics) — statistieken over websitebezoek. Google kan deze gegevens verwerken in de Verenigde Staten; Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Zie het privacybeleid van Google.

Verder verstrek ik je gegevens alleen aan anderen als jij daar toestemming voor geeft of als de wet mij daartoe verplicht.

Beveiliging

Ik heb passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder versleuteling van de website (SSL) en tweefactorauthenticatie op de systemen waarin je gegevens staan.

Cookies

Deze website gebruikt functionele cookies voor een goede werking van de site en statistiekcookies van Google Analytics om te meten hoe bezoekers de website gebruiken, zodat ik de site kan verbeteren. Cookies kun je uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Op pagina’s met links naar externe websites kunnen die websites eigen cookies plaatsen; daarvoor verwijs ik naar de privacyverklaring van de betreffende website.

Hoe lang ik gegevens bewaar

Ik bewaar je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ik ze heb gekregen. Concreet: nieuwsbriefgegevens verwijder ik uiterlijk aan het einde van de maand waarin je je afmeldt; het coachdossier bewaar ik tot twee jaar na afronding van het traject en vernietig ik daarna, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of we iets anders afspreken; factuur- en administratiegegevens bewaar ik zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht en verwijder ik binnen een jaar na afloop daarvan.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens, en het recht om ze te laten corrigeren, aanvullen of wissen. Ook kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen de verwerking, en je gegevens overgedragen krijgen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Een verzoek stuur je naar info@vivascoaching.nl; ik reageer binnen één maand. Ben je het niet eens met hoe ik met je gegevens omga, dan hoor ik dat graag eerst zelf en daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als ik met andere systemen ga werken. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeer ik actieve cliënten en nieuwsbriefabonnees per e-mail.