Minder stress door beter time-management

In één van mijn vorige blogs, schreef ik over mijn chaotische kant. Mijn chaotische kant zorgde er geregeld voor dat mijn to-do lijstjes steeds langer werden en me uiteindelijk veel stress gaven. Maak jij gebruik van to-do lijstjes en heb jij ook het gevoel dat ze je alleen maar druk opleggen? Weet jij geregeld niet meer waar je moet beginnen? Of heb jij gewoon te weinig tijd in een dag? In deze blog geef ik tips voor een beter time-management.

Tijd nemen om een lijst te maken

Wanneer we druk zijn, nemen we vaak niet de tijd om overzicht te krijgen. Dit is jammer want de kans is groot dat je dan teveel tijd besteed aan de minder belangrijke dingen, waardoor belangrijke dingen niet af komen. De eerste stap in het werken met een to-do lijst is dan ook echt tijd nemen om een lijst en een planning te maken. Misschien denk je dat dit alleen maar tijd kost, maar uiteindelijk levert het je juist tijd op. Plan iedere morgen even tijd in om hiermee aan de slag te gaan.

Begin met het opschrijven van ALLE dingen die je nog moet of wilt doen. Vergeet hierbij niet de dingen die je al gepland hebt staan voor die dag of dingen die “even” moeten gebeuren. Let er hierbij op dat je gebruik maakt van 1 to-do lijst. Dus geen 20 lijstjes die her en der liggen.

Eerst overzicht, dan aan de slag

Het gevaar van het maken van een to-do lijst is dat je willekeurig taken oppakt uit de lijst. Vaak zijn dit de gemakkelijke of leuke taken. Moeilijkere en minder leuke taken blijven dan liggen. Het is daarom heel belangrijk om prioriteiten te stellen. Welke taken moeten echt vandaag gebeuren en welke taken kunnen eventueel ook later of worden geschrapt. Welke taken kan je uitbesteden aan iemand anders? Maak een lijst van de dingen die jij vandaag echt in moet plannen, wees hierbij erg kritisch.

Plannen van “grotere” taken

In je lijst zullen ook taken staan die je niet in 1 dag afgerond hebt. Deel deze taken op in kleinere deeltaken en maak een soort van “projectplanning”. Maak bijvoorbeeld een aparte map aan met alle projecten waar je op dat moment aan werkt. Of maak gebruik van een planner in bijvoorbeeld excel. Zet bij elk van deze deeltaken een deadline datum en plan in wanneer je hiermee aan de slag gaat. Zet deze afspraken “met jezelf” vast in je agenda of planner.

Planning maken

Nu is het tijd om de planning verder af te maken. Zet alle tijdsgebonden afspraken in je agenda en plan pauzes in. Je hebt nu een overzicht van de tijd die je nog in kan plannen met de taken uit je to-do lijst. Houd bij deze planning ook rekening met ad-hoc taken. Als je weet dat je geregeld ingeschakeld kan worden voor ondersteuning van collega’s, of voor vragen van klanten, plan hier dan ook tijd voor in.

Samenvatting plannen todo lijst overzicht stress

Je planning bestaat dus uit:

  • Pauzes
  • Tijdsgebonden afspraken
  • Deeltaken uit de “projecten”
  • Taken uit de to-do lijst.

Taken afronden

Je hebt nu een planning gemaakt. Nu is het ook belangrijk om je hier aan te houden. Rond een taak af voor je met de volgende begint. Zo houd je een voldaan gevoel en blijf je overzicht houden. Mocht je structureel te weinig tijd hebben om taken ook echt af te ronden in de geplande tijd, dan weet je dat je te krap plant. Plan dan een aantal momenten op de dag vrij voor uitloop. Mocht je dan eerder klaar zijn kan je op dat moment iets toevoegen uit je to-do lijst.

De 2 minuten regel

Misschien heb je wel eens van deze regel gehoord; de 2 minuten regel. Deze regel geeft aan dat je alles wat op je pad komt en je binnen 2 minuten kan doen ook meteen doet. Dus als je een mailtje krijgt die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden, dan doe je dit meteen. Er zit een heel goed idee achter deze regel want vaak kost opschrijven meer tijd dan de taak uitvoeren.

Echter werkt deze regel voor mij vaak niet. Ik weet van mezelf dat ik deze 2 minuten dingetjes vaak gebruik als excuus om niet met een grotere taak aan de slag te gaan. Eigenlijk uitstellen van de belangrijke taken dus. Ook halen deze activiteiten mij uit mijn flow en blijft het vaak niet bij het beantwoorden van deze ene mail.

Daarom heb ik mijzelf aangewend om ook 2 minuten taken op te schrijven en iedere dag ruimte in te plannen voor dit soort kleine activiteiten. Het helpt mij op die manier om meer gefocust te blijven op de belangrijke dingen. Of deze regel voor jou wel of niet werkt, kun je het beste zelf uittesten.

Wil jij leren om meer tijd over te houden?

Heb jij bovenstaande tips geprobeerd, maar lukt het je toch niet om goed te plannen? Of lukt het je even maar val je snel weer in je oude patroon? Ik kan jou helpen toch jouw doel te behalen en meer rust te krijgen in jouw planning.

In een 1-op-1 coachtraject gaan wij onderzoeken waarom het je maar niet lukt om je tijd goed in te delen en jouw stressniveau te verlagen. Ook gaan we heel praktisch aan de slag om dit wél voor elkaar te krijgen. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Wil jij weten wat ik voor je kan betekenen? Vraag dan een gratis kennismakingsgesprek aan of kijk bij mijn stappenprogramma’s.

Myrte Duijndam Vivas Coaching

Gratis en vrijblijvende kennismaking

Wil je weten wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan contact op voor een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Plaats een reactie